La Notaría Digital y el proceso de la transformación digital dentro de las notarias no es un tópico para el futuro, es un tema que debe ser considerado como prioritario para todo notario que desea ser competitivo dentro de su sector.
Hoy en día las notarías poco a poco van transformando su diferenciador ante la competencia, pasando de la zona geográfica, el prestigio y el precio; a la facilidad y sencillez del proceso, comodidad del cliente y rapidez en la gestión.
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Avanzando a una notaria digital.
La forma como se ha logrado esto es: incorporando nuevas tecnologías para la solicitud de trámites de documentos legales, recibir documentación, reducir tiempos en la gestión y entregar una experiencia mejorada a sus clientes.
Pero no olvidemos algo. El notario no sólo elabora documentos. Una de sus facetas menos conocidas es su labor como custodio de estos documentos legales.
La custodia de los documentos no solo incluye preservar el archivo, sino la ubicación y manipulación de los mismos para realizar reproducciones o consultas. Esto puede llegar a dañar de manera permanente los documentos. Para este tipo de problemática, el archivo digital brinda grandes beneficios.
Al igual que las empresas, las notarías están comenzando un proceso de transformación digital importante el cual será acelerado este 2021. Gracias a las nuevas tecnologías de digitalización inteligente y a los sistemas de gestión.
Hoy en día, los documentos pueden ser escaneados y mediante tecnología de reconocimiento por IA (inteligencia Artificial), se organizan de manera automática evitando errores humanos. Esto asegura el resguardo, preservación y organización para fácil acceso de cada documento.
Empresas como Kodak ALARIS proveen de tecnología de vanguardia para estos procesos, como lo demuestra su solución INFUSE.
Pero existe un tema vital para las notarías y los documentos que manejan, el cuál es: la conservación de la legalidad de cada documento.
Para ello es importante el cumplimiento de la NOM-151.2016, así estos documentos mantienen su legalidad aún en formato digital, gracias a la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos.
Si su notaría aún no cuenta con tecnología de digitalización inteligente con preservación de la legalidad, así como un correcto sistema de gestión de documentos, es un buen momento de asesorarse.
