Con el paso del tiempo la cantidad de documentos, facturas, contratos, expedientes, etc. que una empresa maneja para su operación llega a ser inmensa, pero gracias a las ventajas de archivo digital, esto ha quedado atrás.
El uso tradicional del archivo físico ha demostrado desventajas que anteriormente no eran consideradas al no existir algún otro método para prescindir de él.
El Archivo comienza su uso en Atenas. Con el fin de guardar los documentos de la ciudad, nace la necesidad fundamentalmente de resguardar, preservar y tener acceso a los documentos originales realizados de manera manual en un soporte físico, el más común hoy en día, el papel.
El avance de la tecnología y el cambio en las herramientas de manuales a digitales que hoy en día se emplean para la realización de un documento, han vuelto más lógico y coherente la preservación del documento en su formato original.
Ventajas del archivo digital
El archivo digital se ha convertido en una opción para sustituir el documento en papel y poco a poco el archivo digital comenzó a suplir al archivo físico y en el momento que entendamos que podemos eliminar en su totalidad el archivo físico, se abren grandes posibilidades.
1 – Homogeneización y fácil clasificación de documentos
No importa si son facturas, notas, contratos, diplomas, fotografías, etc, sin distinción de dimensiones u origen, cualquier documento es posible homogeneizarlo y convertirlo en formato digital. Este mismo es representado en un registro dentro de una base de datos que nos permite clasificar de una manera muy sencilla los documentos digitales.
2 – Ahorro de espacio físico
Al eliminar los documentos físicos, ese gran espacio destinado a archivar miles de documentos, quedará en el pasado.
3.- Conversión de espacios pasivos a activos.
Convierte esa habitación (espacio) de archivo que no generaba ningún ingreso a tu empresa, en una nueva área de ventas, una sala de reuniones donde podrás desarrollar nuevas estrategias de equipo, o en su caso ahorra en el pago de alquiler, ya que no requerirás tanto espacio para tu oficina.
4 – Ahorro económico en compra de papel
Tu empresa reducirá el consumo diario de papel para generar documentos y así ahorrarás mucho dinero. Se calcula que al implementar el archivo digital, las empresas ahorran hasta el 80% en recursos económicos destinados a la compra de papel.
5 – Reduce el impacto ecológico de tu empresa.
La implementación del archivo digital minimiza la huella ecológica que deja tu empresa al reducir el uso de papel, así como la generación de basura que conlleva el desecho y destrucción de documentos erróneos, pruebas de impresión y archivos físicos.
6 – Aumento de eficiencia en la gestión empresarial
Ahorra horas de trabajo de búsqueda de documentos, interconecta todos los departamentos de tu oficina generando sinergia mediante el acceso a los documentos que requieren, acelerando la validación de los mismos entre departamentos y muchas funcionalidades más que aumentarán la eficiencia y productividad de tu empresa.
7 – Resguardo seguro de documentos, una más de las ventajas de archivo digital.
Al ser un sistema 100% controlado los documentos se mantienen en resguardo dentro de tu servidor con respaldo y actualización simultánea. Eliminando por completo la posibilidad de pérdida de documentos legales, sensibles para tu empresa o importantes para ti.
8 – Accesibilidad inmediata a toda la información.
Disponibilidad 24/7 a todos los documentos de tu empresa, con accesibilidad inmediata y validada por usuario.
9 – Mejora en los procesos
El archivo digital permite la integración de diversos tipos de sistemas, como los contabilidad, que te permitirán multitud de posibilidades que van desde simples visualizaciones en pantalla de documentos digitalizados, la validación de facturas, autorización de gastos y muchas cosas más.
10.- La preservación a largo plazo, una de los beneficios del archivo digital.
La gran ventaja del formato digital es que no se puede degradar, ni perder mientras existan respaldos de la información, así que tus documentos estarán listos y disponibles de por vida de ser necesario.
11. Reducción de riesgos de robo de información.
El archivo digital se considera un documento seguro, reduce drásticamente el riesgo de robos de información sensible al controlar quién puede visualizar los documentos y así evitar la manipulación física de estos que pueden ser copiados.
12.- Cumplimiento de normativas.
El uso de un archivo digital, junto sistema de gestión de documentos, tiene implícito el cumplimiento de la Norma de Protección de Datos Personales.
13. Movilidad, una de las ventajas del documento digital, más valorada.
Dependiendo de la configuración del sistema de gestión documental que decidas implementar, podrás tener acceso a tus documentos de manera remota y mediante dispositivos móviles.
14. Posibilidad de recuperación de documentos dañados físicamente.
Algunos archivos digitales como las fotografías o los documentos históricos pueden restaurarse para su preservación y posible reproducción. Esta es una de las ventajas de archivo digital que las personas no consideran, pero que les da mucha tranquilidad.
15. Acceso restringido a documentos importantes, una de las beneficios del documento digital.
Podrás tener acceso inmediato a los documentos más importantes de tu empresa sin necesidad de intermediar su búsqueda y traslado, gracias a la facilidad que brinda el archivo digital.
16. Control de acceso a información.
El uso de un gestor de archivos digitales permite dar autorizaciones y restricciones para lectura y/o modificación de documentos, por persona, departamento o nivel jerárquico dentro de la empresa.
17. Acceso rápido a la creación y edición de documentos.
La facilidad que nos da el formato digital para la creación de documentos, edición de existentes, así como el almacenamiento dentro del mismo sistema, es una de las principales cualidades de este tipo de formato.
18. Ahorro en tiempo y recursos para el traslado de documentos entre departamentos, oficina o sucursales.
El uso de un gestor de archivo digital permite la visualización y uso de documentos sin importar la distancia entre el usuario y el servidor que contenga el documento. Esto elimina la necesidad de envío de documentos mediante paquetería o mediante mensajeros de la empresa.
19. Mejora del ROI
Tu empresa experimentará un impacto positivo en el ROI, ya que al implementar un archivo digital tus costos se reducirán, aumentará la calidad en el manejo de la información, además será más eficiente el acceso a los documentos de una manera segura y organizada, esto mejorará la productividad de tu organización repercutiendo directamente en sus ingresos. una de las ventajas de archivo digital que más atrae a los empresarios.
Así que ya lo sabes, el archivo digital y el gestor de archivo digital tiene grandes ventajas para tí y tu empresa, acércate a nosotros y asesórate.
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