Sistemas de Gestión Documental.

Los Sistemas de Gestión Documental son el resultado de la modernización y digitalización de procesos que ya se llevan aplicando desde hace muchos años, pero ahora con tecnología de última generación en la creación, administración, control y gestión de enormes volúmenes de documentos tanto externos como internos, que conforman los procesos de negocios públicos y privados. 

Esta cantidad de documentos creciente se ha convertido en un gran reto, promoviendo la adopción de diferentes herramientas para facilitar su gestión, las cuales nos brindan mejoras importantes en el control y aportan reducciones considerables en los tiempos de búsqueda, manejo de los documentos, y de esta manera también agilizan los procesos administrativos.

Este tipo de herramientas son cada vez más sofisticadas y pueden incluir en su gestión desde documentos escritos, hasta archivos multimedia incluyendo: imágenes, audio y video. 

 

 

¿Qué es una Solución de Gestión Documental?

 

Una Solución de Gestión Documental o Sistema de Gestión Documental se compone de un software que puede manejar algo tan simple como el registro de los documentos que entran y salen, hasta permitir el control de procesos tan sofisticados que cubran todos los paso del ciclo de vida de un documento y sus documentos relacionados, llegando a automatizar al máximo procesos de negocios que atraviesan varios departamentos.

 

Digitalización y Sistema de Gestión Documental.

 

Al hablar de un sistemas de gestión documental debemos comprender que cuanto más alto sea el grado de digitalización de la información que integramos a los procesos, mayor será el grado de control y automatización que podemos obtener.

La digitalización se ha convertido en la forma más eficiente, siendo la información digitalizada vía OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) la que nos facilita la integración de todo tipo de documentación para incluirlos a nuestro sistema de gestión documental. Una vez incluidos, definimos cuál será su ciclo de vida y cómo deberá interactuar con los demás procesos.

 

Workflow (Flujos de Trabajo) y el Sistema de Gestión Documental.

El Sistema de Gestión de Documentos no solo es una herramienta para organizar y localizar la información de manera más eficiente. Uno de los pilares de nuestra Solución de Gestión Documental son los flujos de trabajo, los cuales permiten especificar cada paso de un proceso de negocio, con las actividades y dependencias relacionadas, los departamentos y roles involucrados. Además se pueden definir avisos automáticos que se activan dependiendo de las actividades y eventos que se producen a lo largo del proceso, reduciendo el tiempo empleado en la administración de las tareas, minimizando la probabilidad de olvidos y fallos en los procesos.

 

Beneficios de la Gestión de Documentos dependiendo el área de aplicación.

 

Departamentos Investigación y Desarrollo	Habilita la seguridad de la información y de los documentos Mejora significativamente la colaboración entre los departamentos Administra el acervo de conocimiento de su organización Mantiene un registro histórico de cada documento y sus modificaciones anteriores
Oficinas Técnicas	Archiva e indexa los dibujos técnicos (CAD), así como manuales  y fichas de productos. Crea un ambiente colaborativo para la creación de la documentación de los productos. Asegura el acceso al acervo de conocimiento de la organización. Mantiene las versiones actualizadas y una historia en todos los documentos
Departamentos de Ventas y Marketing	Reduce el tiempos del ciclo de ventas Reúne a las personas y las herramientas requeridas para la creación de los equipos de marketing Fomenta la colaboración entre equipos de ventas y marketing
Manejo de Archivos y Expedientes	Integra los documentos en papel a los procesos digitales. Elimina el uso de los documentos en papel y liberar espacio físico en su edificio Permite la colaboración e integración de datos a los expedientes. Protege los documentos contra el acceso no autorizado Permite el acceso remoto a los documentos.
Área Legal	Elimina el archivo físico. Aumenta la integridad y seguridad de la contraparte digital de los documentos legales. Mantiene la legalidad de cada documento. Fácil acceso a la documentación de cada demanda. Se integra al proceso de gestión legal de cada caso. Vincula las prácticas para crear un archivo único y actualizado.
Gestión del Conocimiento	Permite a los miembros tener siempre el acceso a la información más actualizada y al histórico de las actualizaciones.. Registra los accesos e historial de uso Mejora del flujo de trabajo, coordinando las operaciones de su equipo Guarda los registros relativos a las discusiones y aprobaciones sobre los documentos
Gestión de documentos de construcción	Brinda un nivel de acceso diferenciado a los documentos Realiza aprobaciones de los documentos con un solo clic. Envía notificaciones sobre los datos de finalización del proyecto. Realiza vistas previas de los documentos sin descargarlos

 

Los Sistemas de Gestión de Documentos son hoy en día una herramienta vital para mantener una correcta operación de las empresas, y en SAI sabemos perfectamente qué podemos ayudarte a implementar la mejor Solución en Gestión de Documentos para tu organización. 

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