La automatización empresarial será un concepto que poco a poco comenzaremos a adoptar gracias al proceso de digitalización de las empresas en esta nueva normalidad.
Aunque el concepto de automatización es más usado dentro de la industria, ahora este comienza a tomar auge dentro del área empresarial.
La transición de procesos manuales a la automatización de las cargas de trabajo suele transitar cuatro niveles.
Proceso de la automatización empresarial.
Nivel 1 Procesos Manuales
Aunque no suele ser lo más usual en estos tiempos, aún existen procesos manuales que son realizados por algunas empresas.
Para muchos empresarios, el dejar que los empleados hagan el trabajo puede sonar más tentador que buscar e implementar la solución de automatización correcta, sin pensar que muchas cosas pueden salir mal por omitir los procesos de automatización.
Por ejemplo en un proceso de captura de datos manual es común encontrar errores en los registros, esto puede llevar a simples confusiones de datos o hasta errores financieros costosos.
Existen muchas ventajas al implementar una automatización empresarial: el ahorro en tiempo de ejecución y recursos, liberar el tiempo de los empleados para trabajar en proyectos más importantes, entre otros.
El poder programar tareas, significa que esas tareas pueden ser realizadas durante horarios no laborables, como las noches o en fines de semana, todo esto sin necesidad de supervisión humana.
La mayoría de las empresas al comprender esto buscan la implementación de procesos de automatización, recurriendo al desarrollo de scripts propios.
Nivel 2: Desarrollo de scripts y soluciones propias.
En este nivel la empresa entiende que hay tareas que deben ser automatizadas, es cuando nace la iniciativa de emplear a sus propios programadores para la creación de scripts personalizados.
El desarrollar scripts personalizados es un paso hacia la automatización, pero esto puede ser muy riesgoso.
En primer lugar, los scripts manuales son poco confiables. No cuenta con control integrado de errores y si el script falla no existe un equipo de soporte especializado listo para resolver el problema.
Las soluciones auto desarrolladas de automatización son más costosas de lo que se imagina. Su creación depende del trabajo de desarrolladores talentosos que pueden ser mejor aprovechados en proyectos más importantes.
Una vez implementadas el costo para mantenerlas es muy alto. Tan solo pensar en un cambio de sistema operativo o la necesidad de un nuevo tipo de reporte, requerirá que todo el equipo de desarrolladores se dedique a la generación de un nuevo script.
Un serio problema es cuando el empleado que conoce y da soporte a sus scripts decide renunciar. En ese momento la empresa está en un grave problema.
Generalmente, la mayoría de las empresas eligen utilizar soluciones más confiables.
Nivel 3: Soluciones confiables.
En esta etapa, una empresa comienza a utilizar herramientas de automatización sólidas y confiables, adecuadas para gestionar planificaciones básicas de tareas en sus respectivos sistemas.
Herramientas como: calendarios, hojas de cálculo, email, administrador de archivos, etc. no conectadas entre sí y que se manejan como programas aislados, lo que obliga al usuario a saltar de programa en programa para ejecutar y dar seguimiento a sus tareas.
Cuando la empresa se percata que todos los procesos del negocio están interconectados y entiende que requiere ser capaz de planificar sus flujos de trabajo, con base en el manejo e interconexión de archivos provenientes de distintos departamentos, es ahí cuando la empresa se encuentra en camino de llegar a explotar el máximo potencial del proceso de automatización.
Nivel 4: Automatización de tareas empresariales consolidadas.
En este punto la empresa entiende que la aplicación de programas especializados de gestión empresarial o ERP es la mejor opción para crear e implementar procesos automatizados a través de toda la estructura empresarial.
Esto proporciona al negocio una gran ventaja en términos de escalabilidad. Cada proceso nuevo que se agrega y cada sistema que se actualiza no requiere desarrollar un script nuevo.
Este tipo de programas permite planificar tareas generales, monitorear tareas críticas y enviar notificaciones inmediatamente, 24/7, si alguna tarea toma más tiempo del previsto o falla.
Cuantos más procesos pueda realizar con una única solución de automatización empresarial, más tiempo tendrán sus colaboradores para dedicarse a las tareas que no pueden ser automatizadas, como innovación, estrategia y atención a clientes.
En Soluciones Avanzadas de Impresión podemos ayudarlo en la digitalización y automatización de procesos empresariales y de tesorería. Permítanos ayudarle.