Los CIO experimentados recuerdan que hace pocos años la mayoría del tiempo empleado en las reuniones de la Junta Directiva se consumía en temas como las zonas de riesgo, estrategia, auditoría, finanzas, inversiones, asuntos sociales e indemnizaciones. Hoy, todos los ojos están puestos en TI, porque la tecnología ocupa una posición central en todos los aspectos del desempeño empresarial.
De hecho, según la encuesta de directores de la junta de JWC Partners de 2021, la tecnología junto con la seguridad de la red, son el tercer tema más importante para la Junta Directiva en la actualidad, solo superado por la estrategia corporativa y el CEO. Los encuestados en el estudio dijeron, que la seguridad de la tecnología y de la red se convertirá en uno de los dos temas más importantes para el 2022 y 2023 (solo superado por los problemas ambientales, sociales y de gobernanza).
El director de investigación senior de Forrester Research, Matthew Guarini (Matthew Guarini), dijo: «Los directores se están volviendo cada vez más expertos en tecnología para ayudar a guiar a sus empresas a tomar las decisiones correctas».
Entonces, ¿cómo podemos los CIO aprovechar al máximo este poderoso enfoque al presentarlo a los miembros de la junta? y ¿cómo evitar algunos de los errores más comunes? A continuación, te damos algunos consejos que serán de gran ayuda para preparar, presentar y llevar a buen puerto tus exposiciones con la Junta Directiva.
1. Debemos prepararnos antes de cada reunión.
Al presentarnos ante la Junta directiva, obtener el apoyo de nuestros colaboradores y partes interesadas es esencial para poder conservar nuestra posición, ya sea para una simple actualización de una inversión o una propuesta para un nuevo plan.
Este apoyo nos permitirá “garantizar que los datos que están utilizando y presentando, ofrezcan distintos puntos de vista de toda la organización que realmente demuestren la necesidad y den como resultado una solución integral”, para ello, “piense ampliamente en los desafíos que están afectando a toda la empresa y en las formas creativas de salir del casillero de la tecnología” nos dice Tony Greenberg, director ejecutivo y fundador de la asesoría de tecnología empresarial RampRate.
2. Conozcamos a nuestra audiencia.
Hoy en día los Directores son muy diversos, y no todos tienen el mismo nivel de comprensión sobre temas tecnológicos. Los CIO debemos adecuar nuestros mensajes para una audiencia muy diversa. Para ello, “es importante invertir tiempo en conocer a los miembros de la Junta Directiva, sus antecedentes y su alineación con sus pares”, menciona Jay Upchurch, CIO y vicepresidente ejecutivo de SAS.
Una buena estrategia a utilizar, es que como CIO, nos relacionemos con los miembros de la junta, esto nos permite tener “amigos en la sala”.
Considere esto y evite las sorpresas. “Las presentaciones a las Juntas Directivas más exitosas ya se han discutido fuera de la sala de reuniones”, señala Kevin McCaffrey, CEO y fundador de Tr3Dent.
Una sugerencia de Guarini de Forrester, es buscar oportunidades para reunirnos con miembros clave de la Junta Directiva antes de las reuniones para intercambiar ideas, analizar su pensamiento y generar apoyo.
3. Primero debemos informar.
Es importante que antes de comenzar a explicar cualquier tema concerniente a TI, “realicemos una breve actualización a nivel de la junta sobre la parte que está en juego en la reunión”, nos dice Bronson.
Esta actualización no debe perder el enfoque a los negocios. Una sugerencia que nos da Bronson, es que comencemos mostrando a la junta un estado impulsado por KPI de los aspectos centrales de TI del negocio, y luego hagamos la transición a los temas de transformación y asociación comercial.
En este punto, los líderes de TI pueden dar la información a la junta sobre la tecnología, el panorama operativo en constante cambio y las oportunidades resultantes que existen para transformar el negocio y el CIO deberá centrar rápidamente su atención en el aprendizaje.
4. Mantengamos el nivel de conversación.
Olvidémonos de ser el CIO que se dirige a la junta con lenguaje técnico. “Es fácil entrar en zona de confort y concentrarse demasiado en detalles técnicos y tácticas”, afirma Guarini, de Forrester. “Dejemos estas discusiones para la audiencia adecuada”.
Algunas estrategias de TI son muy complicadas para ser presentadas o entendidas durante una breve presentación de la junta. “Los CIO deben mantener los comentarios a un alto nivel y permitir que la audiencia de la junta haga preguntas y profundice según sea necesario”, nos comparte Upchurch de SAS. También nos menciona que un error común que ha observado, es que los CIO tienden a entrar en una etapa de “apasionamiento por la tecnología” demasiado pronto. “Los miembros de la junta pueden estar interesados en una inmersión profunda en tecnología, pero déjales que lo lleven allí” concluye Upchurch.
5. Hablemos en el idioma del negocio.
Heller, de Heller Search nos dice: “El lenguaje sincero y claro de la junta son las finanzas”. Por ello, los CIO debemos aprender a reemplazar el lenguaje técnico por el ROI, abordando las discusiones sobre las inversiones en ciberseguridad desde un punto de vista de retorno de la inversión.
“La tecnología debe ser un centro de ganancias, no un centro de costos”, explica Greenberg de RampRate. Los CIO debemos buscar la forma para discutir las operaciones, oportunidades e inversiones de tecnología en términos financieros. Para ello son importantes las métricas que se centren en la creación de ingresos, mejoras en márgenes, impacto social y creación de valor de marca.
6. Seamos claros y busquemos la transformación.
Hoy en día la tecnología es fundamental tanto para impulsar el crecimiento como para mitigar los riesgos corporativos: dos temas de gran interés para los miembros de la junta. “En este momento, el impacto que los líderes de TI tienen en su organización, en términos de desempeño y salud general de la organización, es mayor que en cualquier otro momento de la historia”, dice Bronson.
Nuestras presentaciones ante la junta, aunque breves, deben ser extremadamente claras sobre el profundo impacto que tiene la tecnología en la organización. “Demuestre que está aquí no sólo para proteger y poner en funcionamiento el negocio, sino también para transformarlo” nos aconseja Bronson.
7. Alineemos la conversación con los impulsores del negocio.
Durante la reunión, debemos vincular la historia de la tecnología con la historia del negocio. “Hable en el idioma de los negocios y demuestre que lo que usted hace repercute en que el negocio sea más eficaz”, nos recomienda Guarini, de Forrester
Detecte los impulsores clave de la reunión establecidos por la junta y organice todos sus comentarios en torno a estos. “Si ellos escuchan metas y estrategias que ya han respaldado, estarán mucho más abiertos y receptivos a sus inversiones, solicitudes y hojas de ruta”, señala Heller.
8. Aprendamos el arte de la escucha.
Las juntas están formadas por líderes increíbles y es una gran oportunidad para escucharlos y aprender de ellos. Para esto, “debemos optimizar el contenido de nuestra exposición” y “destinar mucho tiempo para la discusión, ya que es lo más valioso de la presentación a la junta”. nos recomienda, Upchurch de SAS
9. No tengamos miedo de confrontar ideas.
En algún momento nos encontraremos que los miembros de la junta están muy enamorados de una tecnología tan solo por estar de moda y puede no ser funcional para la organización, es nuestro deber como CIO poner en claro este tema. “Entonces, cuando un miembro de la junta se acerca a un ejecutivo de tecnología y le dice: ‘Necesitamos block chain’, los líderes de TI no deben tener miedo de retroceder”, dice McCaffrey de Tr3Dent.
10. Practiquemos la exposición.
Todas las presentaciones con la junta son importantes, lo ideal es que organicemos y ensayemos con otros miembros del comité ejecutivo que también estarán en la reunión y también escuchemos sus exposiciones. De esta manera podremos asegurarnos que no estamos desalineados con los objetivos generales.
Muchas personas podemos no ser los mejores para presentar ideas de manera concisa, si este es nuestro caso, debemos considerar contratar a un entrenador ejecutivo para mejorar esta habilidad. “Los CIO están impulsando cada vez más las importantes transformaciones comerciales”, “por lo que el interés de la junta en sus planes sólo aumentará”, dice Heller.
Entendiendo que el CIO debe hablar de:
- El aprendizaje como factor fundamental para entender y actuar en la operación del negocio, identificando las oportunidades que permitan su transformación
- Transformar el negocio asegurando y protegiendo su adecuado funcionamiento
- Y que la inversión en tecnología es un centro de ganancias y no un centro de centro de costos
Soluciones Avanzadas de Impresión, se convierte en el Socio de Negocio que apoyará al CIO en la selección e implementación de las soluciones adecuadas en Ciberseguridad, Gestión de Información, Digitalización e Impresión de Cheques con tecnología MICR-SAI, las cuales le ayudarán a “asegurar y proteger el funcionamiento de la operación, potenciarán la productividad de sus procesos y transformarán sus inversiones en un centro de ganancias”.
Solicite más información y uno de nuestros especialistas lo ayudará a llevar a su organización al siguiente nivel.
