Es por todos sabido que la pandemia ha cambiado la forma en la que muchas empresas afrontan la tarea de mantenerse productivas. Sin duda el Home Office, teletrabajo o trabajo a distancia, además de evitar situaciones de riesgo de contagio por coronavirus en el ámbito laboral, también ha demostrado que puede facilitar la productividad empresarial y la reactivación de la economía. Esta modalidad está tomando cada vez más auge, más por necesidad que por moda, además de ser bien aceptada por la plantilla laboral.
¿El Home Office tiene futuro?
Sí, claro que sí, tiene futuro y muy promisorio. «La mayoría de empresas mantendrán sus oficinas, aunque les darán un uso más flexible», explica Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). lo que facilitará la implementación permanente de modelos «híbridos». Como nos lo está demostrando el banco suizo UBS, que permitirá de manera permanente un modelo de trabajo híbrido, con lo cual se le permite a la mayor parte de su personal trabajar desde casa, pero también se le pedirá que asista a la oficina ciertos días de la semana.
Los estudios nos lo han demostrado. Los datos analizados por Global Workplace Analytics indican, que el 56% de los empleados tiene un trabajo en el que al menos parte de sus tareas se pueden hacer desde casa. Así también hemos confirmado mediante diversos estudios, que los escritorios de las oficinas permanecen vacíos entre un 50% y un 60% del tiempo a lo largo de la jornada laboral. Por otro lado, un estudio publicado en la revista ‘Organization Science’ concluye: que los trabajadores no necesitan estar en su escritorio para identificarse con la empresa.
El Home Office ha llegado para quedarse y esta nueva dinámica donde los colaboradores hemos pasado a estar dispersos, tanto en el espacio, por estar en ubicaciones diferentes; como en el tiempo, debido a que podemos estar en una franja horaria distinta o simplemente por flexibilizar nuestros horarios de trabajo. Esta nueva modalidad laboral nos trae grandes retos como líderes de equipos dispersos.
«La buena gestión de equipos dispersos puede ser una gran oportunidad para obtener y gestionar talento, aumentar la eficacia, avanzar hacia la transformación digital y disminuir costos operativos y medioambientales», nos menciona la experta Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y nos propone un decálogo de las cuestiones a tener en consideración al momento de liderar un equipo de teletrabajo.
1. Conoce al equipo
Los líderes debemos conocer «las actividades y circunstancias» de cada colaborador y marcar una «misión clara» para el equipo, así como debemos definir perfectamente las funciones asignadas a cada uno de los integrantes, aunado a esto implementaremos «sesiones de coordinación» con la participación de todos para realizar un seguimiento y en su caso tomemos las medidas correctivas pertinentes en las actividades para lograr las metas.
2. Fijemos tareas
Cada miembro del equipo debe estar enterado qué debe hacer, qué hacen los demás y qué se espera de cada uno de los integrantes del equipo. Debemos marcar claramente los resultados y objetivos que debemos conseguir como equipo. También debemos proporcionar herramientas de trabajo colaborativo necesarias para el cruce de la información entre todos los miembros de la organización.
3. Implementemos la capacitación para todos
La capacitación es necesaria para todos los miembros de nuestro equipo, tanto para nosotros como líderes de equipos dispersos, como para el resto de los colaboradores. Es vital que capacitemos a los miembros del equipo en el manejo de las herramientas que nos provee la organización, pero también de otras cuestiones que son básicas para el trabajo a distancia, como «la gestión del tiempo y la desconexión digital o competencias comunicativas».
4. Aumentemos la confianza
«La confianza aumenta la eficacia, la productividad, el optimismo, el compartir información y la facilidad de pedir ayuda», resume la Dra. Eva Rimbau, encendiendo los focos rojos, al alertar que en el entorno virtual, la confianza se desarrolla «más lentamente». Es por eso es importante que como líderes de equipos de teletrabajo prioricemos el conocimiento mutuo mediante encuentros presenciales, pero también incentivemos la confianza apoyándonos del refuerzo positivo y evitemos conflictos mediante un reparto «claro» de las tareas.
5. Potenciemos la autonomía.
Así como con la confianza, es importante que potenciemos la autonomía en cada miembro del equipo. Evitemos supervisar muy de cerca a cada colaborador. «Cierto grado de autonomía es esencial para que el teletrabajo tenga éxito», ya que «reduce conflictos».
6. Apoyo socioemocional en el Home Office.
Como líderes en este nuevo entorno de teletrabajo tenemos que apoyar al equipo, pero al mismo tiempo debemos tratar a cada integrante como una persona independiente y realizar un seguimiento estrecho de cada uno de ellos, para tratar cada problema de manera individual, practicando la escucha activa.
7. Debemos comunicarnos bien.
Aunque a distancia, debemos realizar reuniones para que los colaboradores puedan expresarse de manera bidireccional con aportaciones y valoraciones. La comunicación es pieza clave para el trabajo a distancia, esta la debemos establecer en un entorno tranquilo y con el reconocimiento de todos los esfuerzos.
8. Potenciemos la innovación.
Pese a la ausencia de un espacio físico común, no debemos descuidar los momentos de informalidad para el intercambio de ideas, para esto debemos potenciar el uso de herramientas de trabajo colaborativo para favorecer la innovación.
9. El Home Office o Teletrabajo es un proceso.
«Teletrabajar no es lo mismo que trabajar en línea», nos recuerda la experta de los Estudios de Economía y Empresa, por lo que, una vez instalados en trabajo remoto, el sistema de trabajo tiene que ir avanzando y mejorando mediante el uso de las herramientas digitales adecuadas. Recordemos siempre esto: El Home Office “Es un proceso, no un estado», como lo menciona la Dra. Eva.
10. Las herramientas.
Las herramientas para que mantengamos una buena comunicación entre los miembros equipo son importantes, para ello, las videoconferencias son, según el estudio realizado por la UOC, una excelente herramienta para «minimizar malentendidos y distorsiones» frente a los mensajes y correos electrónicos, pero advierte que se debemos tener cuidado y «no abusar de ellas».
Sabemos que el Home Office debe estar acompañado de herramientas que permitan la gestión de la información, tanto al interior y exterior de la organización, así como entre los colaboradores, en este rubro las Soluciones de Gestión Documental y Digitalización juegan un papel primordial para el buen funcionamiento de la organización al permitir la entrada de datos desde terminales remotas y distribuyendo la información entre los colaboradores.
Las herramienta donde debemos poner especial atención son en las encaminadas a brindar ciberseguridad a la organización. El teletrabajo ha traído un aumento considerable en los riesgos de seguridad para las organizaciones y es de vital importancia que nos mantengamos protegidos ante las amenazas.
Ahora lo sabes, el uso de las herramientas adecuadas permitirán mantener la comunicación, la distribución de la información, la seguridad y la operatividad de tu equipo a distancia, es por eso importante que te asesores con expertos en el tema.
En SAI, contamos con más de 20 años integrando diversas soluciones en tecnología, incluyendo Soluciones de Digitalización y Gestión Documental, Ciberseguridad y otras aplicaciones especializadas, que harán más eficiente y seguro el Home Office de tu organización.
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