Si deseas minimizar al máximo los gastos generales de impresión y mantener tu flota actual de impresoras, debes poner en práctica unos sencillos consejos de ahorro.
Hay diversas formas para reducir los costes mensuales de impresión, desde adquirir impresoras más modernas y eficientes, hasta contratar un servicio de impresión gestionado (MPS). Sin embargo, si deseas mantener tu flota de impresoras y minimizar los costes de impresión, hay diversas estrategias que puedes poner en práctica y así podrás reducir tus costes de impresión hasta un 40% o incluso más.
9 claves para minimizar al máximo los gastos generales de impresión.
Utiliza los modos económico y borrador.
En muchas ocasiones se requiere una impresión profesional de alta calidad, pero la mayoría de las veces no. Por ejemplo, la mayoría de los documentos internos se pueden imprimir en modo económico o borrador. El texto puede quedar más tenue y los gráficos con menos resolución, pero es perfectamente legible y apto para la mayoría de usos. Por si fuera poco, los documentos se imprimirán más rápido y emplearán hasta un 50% menos tinta o tóner, esto dependerá del tipo de impresora y el trabajo de impresión. De cuanto la uses mensualmente y el balance de impresiones blanco y negro y en color.
Controla las impresiones a color.
Imprimir a color suele ser muy útil para la presentación de un producto o intentar vender un servicio. Sin embargo, la mayoría de las veces es innecesario y muy costoso. Como norma general, las páginas a color tienen un costo de cinco a diez veces más que las impresiones monocromáticas. Lo ideal es restringir el uso del color a ciertos documentos e incluso solo tener a algunos usuarios autorizados para su impresión. Esto deberá ir plasmado en las políticas de impresión de la empresa y respaldadas con el uso de herramientas de gestión para la impresión, siempre que sea posible.
Solo con disminuir un 10% mensual la impresión de archivos a color, podrías reducir tus gastos hasta en un 20%.
Recorta tus gastos en papel.
Si tu empresa busca alcanzar objetivos medioambientales o tan solo quiere ahorrar, considera imprimir a doble cara. Considerando esto, cada vez que imprimas un documento de dos o más páginas, estarás reduciendo a la mitad el consumo de papel en esta actividad, incluso puedes ahorrar más papel en documentos internos o borradores iniciales si utilizas la opción de imprimir varias páginas en una misma hoja. Si imprimes dos páginas por hoja a doble cara, un documento inicial de ocho páginas sólo ocupará dos hojas y podrás ahorrar por lo menos el 40%.
Además, utilizar papel más económico para los documentos internos de menor importancia es una gran idea que aumentará aún más tu ahorro, tan solo el cambio de papel a uno más económico podría resultar en un ahorro entre el 8 y 9%.
Utiliza la impresión Pull.
No permitas que las impresiones queden olvidadas en la bandeja de salida de la impresora, de ser posible implementa la impresión Pull, que obliga al usuarios a autentificar un trabajo en la impresora antes de imprimirlo, esta opción viene incluida actualmente en una amplia variedad de impresoras de oficina. Si tu impresora la incluye, agrégala en tu política de impresión y benefíciate con importantes ahorros.
Utiliza la Vista Preliminar antes de imprimir.
Instruye a tu personal a usar la función de Vista Preliminar, sobre todo de manera previa a imprimir documentos largos. De este modo pueden comprobar que el documento está bien configurado y que los elementos no han desaparecido o se han desplazado de la página. Además es importante hablarles de la opción de “Autoajustar al Contenido” (Autofit to content), incluida en la ventana de la impresora.
Reemplaza las fuentes.
Las fuentes más densas, grandes y de más impacto utilizan mucho más tóner, especialmente si se imprimen en gran tamaño. La creación de plantillas que hagan un uso eficiente de las fuentes y tamaños para los documentos externos e internos ahorrarán tinta o tóner y papel.
Aprende a usar la configuración de energía de tu impresora.
Si tus impresoras son antiguas y consumen 20 W o más, estas permanecen consumiendo energía incluso en espera, es mejor apagarlas completamente cuando no haya nadie en la oficina.
Siempre debes buscar un equilibrio entre el ahorro de energía, el consumo eléctrico y el tiempo que la impresora necesita para calentarse, por lo que quizás debas configurarlas de forma independiente cada una de las impresoras, así ahorrarás energía y dinero. O mejor aún, considera cambiarlas por modelos actuales que ya tengan una mejor funcionalidad, utilicen menos energía y te generen un ahorro económico además de contribuir en la reducción de emisiones de carbono.
Se selectivo en cada impresión
El imprimir un mail completo muchas veces no es la mejor idea, o imprimir un contrato completo, cuando solo necesitas la carátula, no es la mejor opción para ahorrar. Es por ello que debes enseñar a tu personal a seleccionar e imprimir páginas individuales o rangos de página, de este modo, no impriman páginas que no usarán y que se volverán desperdicio.
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