La política de conservación de documentos es fundamental para que una empresa funcione sin problemas.
La conservación indefinida de los documentos puede crear desorden, el destruirlos demasiado rápido causa complicaciones legales y estrés.
Es por ello importante contar con una política que indique el plazo de destrucción o conservación de cada documento oficial, confidencial y privado que se emplean en la organización.
¿Qué registros se deben conservar?
Cualquier tipo y tamaño de organización o empresa en cualquier sector requiere la conservación de documentos.
Sin embargo, no todos los registros serán igual de valiosos ni susceptibles a ser conservados por todas las empresas por igual, esto dependerá del tipo de servicio que se preste y de los documentos que sean de uso habituales en cada empresa en concreto.
En general, la política de conservación de documentos deberá cubrir el almacenamiento de los siguientes registros:
- Correspondencia con clientes
- Comunicaciones electrónicas
- Documentos
- Hojas de cálculo
- Planos y diseños
- Contratos
- Registros de empleados
- Expedientes médicos de pacientes (área médica)
- Facturas, facturación e información de ventas
- Registros de clientes
- Datos de estudiantes (instituciones educativas)
Una política de conservación de documentos bien diseñada deberá establecer los periodos de conservación de cada tipo de registro. La duración de este tiempo de conservación dependerá de la importancia de los datos y de su impacto a largo plazo en la organización.
¿Por qué se debe tener una política de conservación de documentos?
El tener una política de conservación documental puede proteger a la organización de problemas legales, costos y estrés, entre algunas más.
1. Ahorro económico.
La destrucción de registros y datos innecesarios permitirán que la empresa ahorre dinero que de otro modo se tendría que gastar en el almacenamiento de estos documentos.
El conservar solamente los datos importantes ayuda a evitar gastos extras en el futuro en caso de tener que buscar algún archivo por motivos legales o de organización. Así también es preferible extraer la información de tus registros a tener que volver a pagar por la generación de documentos importantes.
2. Mejora la toma de decisiones.
Conservar los documentos ayuda a tomar decisiones de manera eficiente, especialmente cuando se basan en registros antiguos para elaborar nuevos planes y políticas
Por ejemplo, si estás modificando tu política de relaciones públicas o tus tácticas de marketing, necesitarás información, como los datos de los clientes del año anterior.
3. Cumplimiento de normas.
Como empresa, se está obligado a conservar determinados documentos legales y oficiales. El incumplimiento podría acarrear sanciones económicas para la empresa.
Por lo tanto, se debe crear una política de conservación de documentos con el apoyo de un equipo jurídico para asegurar la conservación de los registros legales durante el periodo determinado según las leyes federales.
Además de minimizar el riesgo de problemas legales, conservar los documentos importantes también es vital para evitar quejas de los clientes o disputas con los proveedores.
Por otro lado, las autoridades fiscales, locales y federales pueden requerir ciertos registros para auditorías, y la incapacidad de proporcionarlos puede generar un problema para tu organización.
4. Control de acceso.
No todos en la organización deben tener acceso a todos los mismos registros. En la mayoría de los casos, la información sólo estará disponible cuando se necesite. Si se organizan los registros con base en una política de conservación, será más sencillo dictar qué empleados o departamentos tienen acceso a los datos.
5. Protección de datos.
Incluso hoy en día, la mayoría de las organizaciones se limitan a colocar y apilar sus archivos en grandes contenedores en la habitación de libre acceso. Ese es el tipo de actitud que una política de conservación eficaz eliminará.
La política deberá cubrir tanto los datos físicos como los electrónicos. Así como los documentos en papel son propensos a ser destruidos debido a errores humanos o desastres naturales, así también los registros electrónicos pueden perderse si no se actualizan regularmente.
Una política de conservación de documentos que considere la planificación de las copias de seguridad y el correcto almacenamiento de los documentos físicos, evitará estos percances.
6. Fácil localización de los documentos.
Si todos tus registros están en una sola área, será difícil localizar el documento requerido. Por el contrario, al aplicar una política de conservación de documentos la organización de los registros se realizará siguiendo determinados parámetros. Pueden ser ordenados en función de su importancia, tipo de soporte (electrónico o físico), el sector (cliente, consumidores, inversores) o la fecha; lo que los hará fácilmente localizables cuando sean requeridos.
7. Despejar el camino.
La mayoría de las organizaciones creen que una política de conservación sólo incluye el almacenamiento de los registros valiosos. En realidad, también incluye la eliminación de los documentos innecesarios que ya no hacen falta para la operación de la empresa.
Eliminar los registros innecesarios ayuda a liberar espacio de almacenamiento, al tiempo que crea espacio extra para información más importante.
Parámetros básicos a considerar para el diseño de una Política de Conservación de Documentos.
Estos son los registros que debes incluir en tu política.
Defina qué se debe conservar.
Estos serán los archivos que deberás tener siempre en la empresa por razones legales o de negocio. Por ejemplo, los contratos, los documentos legales, la correspondencia con los proveedores, etc.
Defina qué quiere conservar.
Los archivos que desee conservar por el valor administrativo y empresarial que aportan a la empresa. Aunque estos no tengan una finalidad legal, es posible que los necesite para la toma de decisiones y la revisión del rendimiento pasado.
Defina qué se debe destruir.
Por último, si no va a necesitar un determinado archivo o documento, hay que destruirlo. Establezca directrices para determinar cuándo es posible destruir un archivo y quién debe autorizar su destrucción.
Es evidente que una política de conservación documental es prioritaria para evitar riesgos legales y garantizar un flujo de trabajo fluido. Además de marcar la pauta de lo que debe conservarse, también es una guía para que las empresas sepan el momento adecuado para deshacerse de un documento.
En SAI la conservación y la gestión de sus documentos de manera segura es nuestra prioridad. Lo invitamos a contactarnos y asesorarse sobre las opciones de gestión documental y conservación de sus documentos ideal para su organización.
