El mundo empresarial actual genera cada vez más y más datos y estos deben almacenarse, organizarse y mantenerse a salvo.
La información generada todos los días es vital para la operación de las organizaciones. La mayoría de esta información viene en forma de documentos que hay que gestionar y controlar, pero siempre hay confusión con estos términos: el control de documentos y la gestión de documentos.
A menudo se utilizan estos términos como sinónimos. Sin embargo, hay una gran diferencia entre la gestión de documentos y el control de documentos.
Control de documentos vs. Gestión de documentos
El control de documentos y la gestión de documentos son dos diferentes aspectos del mantenimiento de los documentos.
Control de documentos:
El control documental se refiere a los aspectos de credibilidad y seguridad del mantenimiento de los documentos de la organización. Cuando se habla de control de documentos, se refiere a todo el proceso de seguimiento de las versiones actuales y anteriores de sus documentos. Esto incluye:
- Mantener la seguridad de cada documento.
- Control de las versiones de todos los documentos.
- Revisar cada documento.
- Desarrollar y mantener un proceso de aprobación.
- Regular la visualización de los documentos
Un documento controlado es mucho más seguro, ya que se tiene un registro del historial de sus versiones y de quiénes han realizado cambios en dichos documentos.
Esto ayuda a las empresas a llevar un seguimiento de los documentos que han utilizado y quién ha tenido acceso a estos documentos.
Además, los documentos que son controlados son menos propensos a ser utilizados indebidamente o presentados con errores, ya que pasan un riguroso proceso de aprobación.
Hoy en día, el control de documentos es esencial para todas las empresas. Sin embargo, no es tan difícil como parece. Los sistemas de gestión de documentos permiten mantener un acervo documental controlado de una manera realmente sencilla.
Gestión de documentos:
La gestión documental es un término más genérico. Sin embargo, no significa que tenga menos importancia.
La gestión de documentos incluye los procesos que implican la digitalización de los documentos en papel, así como el almacenamiento, validación, indexación y actualización de los mismos y el control de documentos es un aspecto de la gestión documental que garantiza la seguridad de los mismos.
Control de documentos vs Gestión de documentos. ¿Quién gana?
La realidad es que ambos procesos están interconectados y son igual de importantes. No se puede tener un documento controlado sin pasar por un proceso de gestión documental.
La gestión documental es un proceso integral, que incluye varios procesos que giran alrededor del registro, seguimiento, actualización y la seguridad de los documentos.
La gestión de documentos siempre se ha visto como un proceso para empresas de gran tamaño, pero hoy en día se ha convertido en algo factible para empresas más pequeñas, y en SAI contamos con la solución de gestión documental y control de documentos exacta para mantener sus documentos en orden.
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