Factores clave para elegir correctamente la tecnología de digitalización.

En la actualidad, aún con la implementación de trabajo desde casa o híbrido, diversas compañías aplican métodos rudimentarios para llevar datos del papel a los sistemas informáticos, iniciando desde el concentrado de un archivo general, continuando con el escaneo manual de la documentación, lo cuál conlleva a pérdida de información debido a la legibilidad de los documentos, fallos de indexación y un prolongado margen de tiempo para poder ingresar y hacer uso de ellos.

De acuerdo con datos de nuestro socio comercial Kodak Alaris, la digitalización y gestión documental es una parte esencial en el proceso de transformación digital y la correcta elección de la tecnología a implementar para este fin, es un elemento clave que las empresas deben analizar con detenimiento para obtener los resultados esperados en su ruta hacia optimizar sus procesos.

Así mismo en lo relacionado a la captura de información, la firma también subraya que se ha comprobado que hoy en día las empresas están utilizando solo un 0.5% de la información de la cual dispone, razón fundamental para dar inteligencia a la información, proporcionar acceso inmediato a ella para y poder integrar en tiempo real a los flujos de trabajo del negocio.

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¿Qué aspectos se deben considerar para elegir la tecnología de digitalización más adecuada?

La elección de la tecnología acertada es esencial para lograr la automatización de procesos, proteger la información y ser más competitivos. A continuación compartimos los 4 factores clave que contribuyen a determinar cuál es la solución más adecuada para cada negocio.  

• Criticidad de la información

El primer paso, es identificar qué información es la se va a procesar, conocer la procedencia y su propósito dentro del flujo de trabajo. Si la información que tenemos en papel no es necesaria para continuar en un proceso, una captura de imagen del documento es pertinente para tener un registro o evidencia del mismo.

La solución más acertada, de acuerdo con Kodak Alaris, sería un escáner dedicado, puesto que la calidad de la imagen es fundamental para garantizar la precisión de los datos a la hora de la extracción, indexación y consulta, lo cuál es posible por medio de funciones con la lectura de código de barras.

Otro gran beneficio que se obtiene es que no es necesario invertir adicionalmente en productos para garantizar calidad y análisis de documentos, de manera nativa los escáneres dedicados, cuentan con la capacidad de mejorar los documentos, interpretar códigos y estructurar la información de forma correcta para el flujo de trabajo al que serán destinados.

• Origen y clases de documentos.

Otro factor determinante es el origen y el tipo de documentos por digitalizar. A diferencia de otros dispositivos tecnológicos que solo permiten un tipo de papel, con grosores o dimensiones específicas, los escáneres dedicados por medio de la alimentación activa y ciertos accesorios como camas planas, digitalizan con la intervención manual justa del proceso.

Objetos como identificaciones, tarjetas rígidas o incluso folders o pasaportes. Esto suele ser común, por ejemplo, en puntos de atención al cliente en instituciones financieras u oficinas de atención a ciudadanos en organismos gubernamentales.

Para nuestro socio Kodak Alaris, el establecimiento de una digitalización profesional en procesos clave del negocio da como fruto final que un documento procesado en un escáner dedicado tenga la gran ventaja de ser entregado con las condiciones óptimas para su lectura y revisión, sin comprometer o poner en peligro su almacenamiento, puesto que es posible ejecutar procesos de compresión y reducir en gran medida su tamaño sin alterar su calidad.

• Volumen de la documentación e inmediatez.

Ésta es una métrica simple. Cuando el volumen diario de documentos es inferior a 50 páginas y la información no se requiere en tiempo real en un sistema para su administración, con un equipo multifuncional es suficiente.

Bajo este contexto es que los escáneres dedicados están previstos también para satisfacer volúmenes inclusive de hasta 10,000 hojas por día con equipos de producción para fines de digitalización de archivos históricos, que bien podrían utilizarse en sectores de gobierno y en el sector salud, específicamente con los expedientes clínicos.

• Software e Integración con aplicaciones

Finalmente, el análisis del recorrido de esos datos para incorporarse a los sistemas del negocio y llegar a los colaboradores que lo requieren, es decisivo para la elección de los requerimientos de software. Es importante mencionar que un escáner dedicado permite alcanzar la automatización de los procesos de diversas formas, por ejemplo, mediante herramientas que permiten personalizar la experiencia de uso para labores repetitivas o periódicas.

Este panorama se puede visualizar en una entidad bancaria, donde existen procesos distintos y completamente claros para la autorización de un crédito hipotecario o el de la expedición de una tarjeta de crédito, los cuales reciben constantemente diferente documentación, con distintos campos y esta es enviada a diferentes personas para la continuidad del proceso y la aprobación o rechazo de dichos instrumentos financieros.

Los escáneres que tenemos disponibles para tu empresa cuentan con controladores especializados para cada exigencia y software dedicado para la Digitalización, tales como Capture Pro y Smart Touch, que cubren desde los requerimientos más simples  hasta los procedimientos más complejos en los cuales la automatización y la integración con aplicativos de terceros es indispensable para garantizar el acierto del flujo de trabajo. Haz click aquí para recibir más información.

Para finalizar es relevante destacar que la digitalización, automatización y optimización de flujos de trabajo de la documentación se manifiestan en beneficios palpables para las organizaciones. Puesto que disminuyen hasta en 35% sus costos de operación de una oficina, reducen hasta un 42% el uso de papel y previene hasta en un 52% los errores humanos mejorando el rendimiento al digitalizar de una manera más rápida, con menor intervención de personal y en menos tiempo.

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